Effizienter Rechnungsprozess bei PRECISIS
Mit klaren Strukturen zur digitalen Rechnungsfreigabe
Die PRECISIS GmbH aus Heidelberg entwickelt innovative Medizingeräte und zählt zu den technologisch führenden Unternehmen im Bereich neurostimulationsbasierter Therapien.
Zur Optimierung des internen Rechnungsfreigabeprozesses suchte das Unternehmen nach einer digitalen, nahtlos integrierten Lösung – ohne zusätzliche neue Software, aber mit klaren Workflows und verlässlicher Transparenz und Skalierung.
Gemeinsam mit dem langjährigen IT-Partner Solutec wurde ein praxisorientiertes Konzept entwickelt und technisch umgesetzt.
Die Herausforderung: Manuelle Abläufe bremsten Effizienz und Transparenz
Vor Projektstart erfolgte die Erfassung, Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen überwiegend manuell. Dadurch war der Prozess aufwendig, und die fristgerechte Bearbeitung wurde zunehmend anspruchsvoller.
PRECISIS definierte gemeinsam und durch die Unterstützung von Solutec die notwendigen Strukturen, Zuständigkeiten und Prozessschritte, während Solutec die technische Architektur und Umsetzung übernahm – inklusive Automatisierung, Systemintegration und Benutzerführung.
Ziel war ein einheitlicher, digital nachvollziehbarer Prozess, der Geschwindigkeit, Transparenz und Compliance vereint.
Die Lösung: Ein klar strukturierter, digitaler Freigabeprozess
Basierend auf den gemeinsam definierten Anforderungen entwickelte Solutec eine digitale Lösung, die alle eingehenden Rechnungen automatisch erfasst, zuordnet und durch den Freigabeprozess führt. Neue Rechnungen werden zentral gesammelt, systematisch geprüft und je nach Status weiterbearbeitet – von der fachlichen Prüfung über Rückfragen bis hin zur finalen Freigabe.
PRECISIS lieferte dabei das Prozessdesign und die fachliche Struktur, während Solutec die technische Umsetzung, Automatisierung und Integration verantwortete.
Alle Beteiligten sehen jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstand, Zuständigkeiten sind eindeutig, und genehmigte Rechnungen werden automatisch abgelegt. Der digitale Workflow schafft einen einheitlichen, transparenten und verlässlichen Prozess vom Rechnungseingang bis zur finalen Zahlung.
Damit erfüllt der Prozess neben Effizienz auch die Governance-Anforderungen eines wachsenden MedTech-Unternehmens.
Die Umsetzung: Schritt für Schritt zum stabilen System
Das Projekt wurde in enger Abstimmung und mehreren Schritten umgesetzt.
Bereits wenige Wochen nach dem Start konnte PRECISIS erste Testversionen nutzen und eigene Erfahrungen einbringen.
In kurzen Iterationen wurden Funktionen erweitert und an die tatsächlichen Arbeitsabläufe angepasst.
Nach rund zweieinhalb Monaten stand der neue Prozess vollständig und produktiv zur Verfügung – stabil, übersichtlich und praxisnah.
Mit Solutec haben wir einen zuverlässigen IT-Service Partner, der uns schnell und kompetent unterstützt, sowie beratend auf Augenhöhe mit uns agiert.
Gerrit Oertgen
Operations Manager & Standortleiter PRECISIS GmbH
Das Ergebnis: Mehr Transparenz, weniger Aufwand
Mit der neuen Lösung läuft der Rechnungsprozess bei PRECISIS heute strukturiert und nachvollziehbar. Jede Rechnung durchläuft einen klar definierten Freigabeweg, Verantwortlichkeiten sind eindeutig und die Einhaltung von Zahlungsfristen ist sichergestellt.
Die Zusammenarbeit verlief agil, partnerschaftlich und lösungsorientiert, mit regelmäßigem Feedback und enger Abstimmung. Das PRECISIS-Team zeigte sich besonders zufrieden mit der schnellen Umsetzung und der unmittelbaren Entlastung im Arbeitsalltag.
Hallo, ich bin Michael Mühlhäuser,
Teil der Solutec Geschäftsführung und verantwortlich für den Bereich Development. Wenn Sie Abläufe vereinfachen und endlich volle Transparenz in Ihren digitalen Prozessen schaffen möchten, unterstützen wir Sie gerne.
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